100 segredos simples de pessoas produtivas
Produtividade

100 segredos simples de pessoas produtivas

Todo mundo quer alcançar o pico de produtividade - realizando mais em menos tempo, mas qual é a melhor maneira de fazer isso?

Nas seções a seguir, contaremos alguns dos melhores hacks, hábitos e segredos mais bem guardados que ficam entre você e mais alto produtividade.

Metas, prioridades e programação de tempo

Vamos começar abordando os segredos da produtividade relacionados ao estabelecimento de metas, prioridades e gerenciamento de seu tempo:

1. Faça uma lista de tarefas na noite anterior. Se você começar o dia com uma lista de tarefas clara, terá instruções para o resto do dia.

2. Aprenda a dizer não. Algumas coisas simplesmente não valem seu tempo. Diga “não” com mais frequência e reserve tempo para as coisas que mais importam.

3. Acorde e vá para a cama constantemente. Uma rotina de sono consistente ajudará você a se sentir bem descansado, mas também estabelecerá a base para uma rotina diária mais rígida.

4. Mantenha uma rotina. As rotinas reduzem o tempo que você gasta trocando de tarefas e eliminam algumas incertezas em seu dia. Eles podem (e devem) ser quebrados ocasionalmente, mas devem permanecer como a "norma".

5. Pense no seu tempo em intervalos. Elon Musk programa seu dia em blocos de cinco minutos. Você não precisa ser tão extremo, mas considere seu tempo em partes para agendar com mais eficiência.

6. Use uma matriz de Eisenhower. A Matriz de Eisenhower é um sistema que força você a priorizar em termos de urgência e importância, para que possa decidir com mais eficiência quais são suas necessidades mais importantes.

7. Estabeleça objetivos pessoais. Metas de longo e curto prazo irão mantê-lo focado no que é mais importante.

8. Mantenha uma lista de tarefas secundárias e terciárias para trabalhar. Ocasionalmente, você se encontrará com tempo morto, então mantenha uma lista de tarefas em segundo plano para mantê-lo ocupado nesses espaços.

9. Defina o nível de “desafio” de cada tarefa. Isso o ajudará a se preparar mentalmente para cada tipo de tarefa e a reorganizar seu dia de acordo com esses níveis de desafio.

10. Divida grandes tarefas em tarefas menores. Torne as coisas mais gerenciáveis ​​e fáceis de programar.

11. Saiba quando procrastinar. A procrastinação geralmente é uma coisa ruim, mas pode funcionar a seu favor - se você conseguir concluir essa tarefa com mais eficiência no futuro, sem consequências.

12. Planeje suas conversas (até certo ponto). Reuniões e telefonemas podem desperdiçar muito tempo, então pense com antecedência no que você quer dizer. Apenas não se torne um robô.

13. Sempre programe em intervalos de tempo menores. As pessoas erroneamente programam reuniões para durar meia hora ou uma hora, resultando em perda de tempo. Considere agendar reuniões de 20 ou 15 minutos.

14. … Mas deixe algum espaço para respirar em sua programação. Se você agendar em excesso, desejará ter um tempo mais flexível para fazer as coisas.

15. Pense em resultados em vez de esforço. Ao programar e priorizar, pense nos resultados gerais de cada ação, e não na quantidade de esforço que cada ação exigirá.

16. Faça pequenas tarefas imediatamente. Não deixe essas tarefas incômodas de um minuto se acumularem. Faça-os imediatamente.

17. Estabeleça prazos pessoais. De acordo com a Lei de Parkinson, a quantidade de tempo que leva para fazer algo aumenta para preencher o tempo alocado para isso. Portanto, se você programar prazos mais apertados para si mesmo, poderá concluir seu trabalho mais rapidamente.

Saúde e energia

As pessoas frequentemente subestimam o papel que sua saúde física desempenha em influenciar sua produtividade. Com os hábitos saudáveis ​​corretos, você perderá menos dias por doença, terá mais energia e estará com um humor melhor - tudo isso afeta sua produtividade.

18. Coma um café da manhã nutritivo. Você terá mais energia e menos estresse. Experimente ovos e torradas de trigo integral ou uma tigela de mingau de aveia com queijo cottage.

19. Evite junk food, mas fique à vontade para fazer um lanche. A comida lixo vai lhe dar uma injeção de açúcar que, eventualmente, leva a um crash. Em vez disso, opte por lanches saudáveis, como vegetais ou nozes.

20. Mantenha-se hidratado. Mesmo uma ligeira queda na hidratação pode levar a uma queda acentuada no desempenho. Mantenha um copo d'água perto da mesa.

21. Utilize a cafeína de forma inteligente. Um pouco de cafeína no início do dia pode aumentar sua concentração e vigilância. Muito ou muito tarde, entretanto, pode prejudicar sua programação de sono.

22. Aproveite o tempo para se exercitar. O exercício resulta em um aumento de humor e produtividade a curto e longo prazo (além de uma vida útil mais longa, se você fizer isso de forma consistente).

23. Durma de 7 a 9 horas por noite. Você sabe o quão ruim é a privação de sono. Faça do sono uma prioridade.

24. Tire cochilos se precisar recarregar. Eu sei que você nem sempre consegue sete a nove horas. Tire uma soneca se precisar.

25. Respire ar fresco. Sair é uma boa pausa que pode reajustar sua mente e aliviar o estresse.

26. Deixe a luz do sol entrar. A luz solar melhora o seu humor e mantém você alerta.

27. Obtenha móveis ergonômicos. A postura inadequada e os móveis desconfortáveis ​​podem resultar em dores crônicas, dias perdidos no trabalho e outras formas de perda de produtividade.

28. Conheça sua temperatura ideal. Pessoas diferentes têm gostos diferentes; conheça o seu e tente manter a temperatura lá de forma consistente.

29. Cerque-se de obras de arte. Olhar para a arte abstrata pode aumentar sua criatividade e aliviar o estresse.

30. Incorpore aromas refrescantes. Alguns estudos sugerem que certos aromas podem aumentar a produtividade, como café ou limão.

31. Faça carinho em um animal (ou dê um abraço em alguém). A afeição física aumenta os níveis de oxitocina e fornece um impulso de curto prazo ao seu humor.

Hacks psicológicos

Agora, vamos mergulhar no mundo dos hacks psicológicos. Esses truques e mudanças sutis podem ajudá-lo a ver o trabalho de maneira diferente e com mais eficiência.

32. Limpe sua mesa. Esqueça as anedotas de que Einstein era bagunceiro. Limpe sua mesa e você limpará sua mente e se sentirá melhor em relação ao seu ambiente de trabalho.

33. Realize algo cedo todos os dias. Uma vitória antecipada pode definir o tom para o dia inteiro. Descubra algo pequeno, mas significativo.

34. Termine o dia com uma nota alta. Nós nos lembramos mais do final do dia do que do meio, então dê a si mesmo uma vitória tardia ou uma nota alta. É uma boa motivação.

35. Pratique a visualização. Visualize-se fazendo o que quiser; será mais fácil fazer isso quando chegar a hora.

36. Meditar. A meditação mindfulness alivia o estresse, aumenta o controle emocional e melhora a concentração. Faça isso de forma consistente.

37. Programe tarefas difíceis a fáceis. Existem diferentes filosofias aqui, mas a maioria das pessoas perde energia ao longo do dia; conseqüentemente, eles devem programar suas tarefas mais difíceis primeiro e trabalhar para tarefas mais fáceis.

38. Entenda e tente alcançar o fluxo. O fluxo é um estado de hiperfoco, alcançável quando você está trabalhando sem distração em algo suficientemente desafiador e interessante. É o estado final de produtividade.

39. Identifique e limite as distrações. Distrações custam mais tempo do que você imagina. Identifique seus pontos fracos e aja.

40. Desligar notificações. Essas notificações não estão ajudando você. Desligue-os. Todos eles.

41. Afaste os dispositivos desnecessários. Mesmo se estiver desligado, um smartphone próximo pode reduzir sua produtividade.

42. Trabalhe em algum lugar novo. O trabalho fica obsoleto quando é muito repetitivo. Experimente trabalhar em um novo local ou até mesmo reorganizar os móveis.

43. Aprenda seus limites. Quanta carga de trabalho é demais? Identifique seus próprios limites.

44. Delegue o que não está ajudando você. Se estiver abaixo de você ou não valer a pena, delegue a outra pessoa.

45. Encontre a música certa (ou ruído). A relação entre música e produtividade é complexa, mas a música que você gosta em um volume moderado (com letras mínimas) pode ajudá-lo a se concentrar.

46. Aprenda a evitar multitarefa. Isso nunca funciona. Confie em mim.

47. Planeje recompensas para você. Um tratamento especial para você pode ajudá-lo a atingir seus objetivos.

48. Corrija sua postura. Posturas poderosas, que o forçam a sentar ou ficar em pé com os ombros para trás, podem fazer você se sentir mais confiante e trabalhar com mais eficiência.

49. Integre o riso ao dia de trabalho. Rir alivia o estresse como nada mais. Converse com um colega de trabalho engraçado ou encontre vídeos engraçados ao longo do dia.

50. Ligue para um ente querido. Uma conversa rápida com alguém que você ama pode fazer seu estresse dissipar.

51. Redefina o estresse em sua vida. As pessoas lidam melhor com o estresse quando o veem como uma resposta natural do corpo a um desafio, em vez de um fardo de circunstâncias dolorosas.

52. Aprenda a ver o fracasso como uma oportunidade. Da mesma forma, as pessoas lidam melhor com o fracasso quando o veem como uma oportunidade de aprendizado.

53. Pegue algumas plantas. A vegetação pode torná-lo mais feliz e mais produtivo.

54. Tome decisões mais rapidamente. Pense bem nas suas decisões, mas não as pense demais. Hesitar muito custa tempo e torna mais provável que você se arrependa de sua decisão se não der certo. Seja decisivo.

55. Reconheça e limite a fadiga de decisão. Muitas decisões podem desgastar você, aumentando o estresse. Limite as decisões deixando algumas delas ao acaso, para outras pessoas ou à repetição (como comer o mesmo almoço todos os dias).

56. Coloque uma lista de realizações em sua mesa. Liste tudo de que você se orgulha e consulte esta lista sempre que se sentir derrotado.

57. Mantenha seu perfeccionismo sob controle. O perfeito é inimigo do bom.

58. Faça algo que o deixe feliz. Alguns minutos dedicados a um hobby podem melhorar instantaneamente o seu humor e deixá-lo pronto para trabalhar novamente.

59. Comece a trabalhar em tarefas intimidantes em pequenos intervalos de tempo (a “regra dos cinco minutos”). É difícil iniciar tarefas e muito mais fácil manter o ritmo. Muitas pessoas acham mais fácil comprometer-se a gastar apenas cinco minutos em uma tarefa. Depois de completar esses cinco minutos, você estará muito mais motivado para continuar trabalhando nisso.

60. Veja a qualidade do seu trabalho - não apenas a quantidade. Pense na sua produção não apenas em termos de quantidade, mas em termos de qualidade e quantidade.

61. Pratique o que o desafia. Não se intimide com suas tarefas mais desafiadoras - pratique-as ao máximo.

62. Faça você mesmo parte da comunidade. Interaja com seus companheiros de equipe. Ser social e se sentir parte da equipe pode fazer maravilhas pela sua motivação.

Dominando a arte do tempo

Às vezes, fazer tarefas com diferentes padrões de tempo é tudo o que você precisa para melhorar sua produção total.

63. Faça tarefas criativas no início do dia. É mais difícil ser criativo depois de um longo dia de trabalho duro.

64. Conheça suas horas de “pico” de produtividade. Você é um madrugador ou uma coruja noturna? Planeje seu dia de acordo.

65. Estabeleça limites firmes para verificação de e-mail. Verificar e-mail tarde da noite é ruim para sua saúde mental. Estabeleça uma linha entre os horários pessoais e profissionais.

66. Alterne entre o tempo “aberto” e “direto”. A comunicação é ótima, mas também pode ser uma distração. Defina um horário de “abertura para comunicação” e “descida”, e seja público sobre isso.

67. Cumpra a agenda de suas reuniões. Não deixe as reuniões saírem pela tangente. Isso desperdiça o tempo de todos.

68. Limite totalmente as reuniões. Na verdade, pare de se encontrar tanto no geral.

69. Faça uso de seu trajeto. Correio de voz, audiolivros e gravações podem ajudá-lo a se manter produtivo durante a viagem.

70. Aprenda a aproveitar o tempo morto. Esperando na fila? Passe algum tempo organizando sua caixa de entrada ou fazendo algumas anotações para depois.

71. Faça pausas frequentes. As pausas lhe dão a chance de recuperar sua energia.

72. Quebre no meio de algo - não no final. É mais fácil pegar uma tarefa no meio de um trecho de trabalho do que começar uma nova tarefa do zero.

73. Relaxe nas férias. Férias ocasionais são ótimas para sua saúde mental.

74. Defina cronômetros para tarefas e pensamentos perturbadores. Em vez de interromper completamente as distrações, tente ceder a elas - mas apenas por um curto período de tempo. Então volte ao trabalho.

75. Arranje tempo para se atualizar. Programe horas de “atualização” ou dias inteiros de “atualização”.

76. Separe firmemente a vida profissional da vida pessoal. Você precisa de um tempo de inatividade e de um tempo longe do escritório para evitar o esgotamento.

77. Saiba quando você está sobrecarregado e afaste-se. Se as coisas ficarem demais, reduza seu horário.

78. Passe os fins de semana fazendo o que quiser. Encontre passatempos gratificantes e formas de entretenimento para os fins de semana.

Economizando tempo em tarefas comuns

Existem provavelmente algumas dezenas de tarefas que você realiza regularmente. Estas são algumas estratégias para ajudá-lo a dominá-las.

79. Entenda o segredo do homem preguiçoso. Produtividade é trabalhar menos, não trabalhar mais. Use automação e formas de simplificação para reduzir sua carga de trabalho total.

80. Configure filtros de e-mail automáticos. Os filtros automáticos de e-mail farão com que sua organização trabalhe por você, economizando inúmeras horas a longo prazo.

81. Escreva alguns modelos. Os modelos básicos para mensagens e documentos economizarão seu tempo sempre que você ligar para eles.

82. Automatize tudo o que puder. Os aplicativos de nicho podem ajudá-lo a automatizar muitas de suas tarefas simples.

83. Aumente sua velocidade de digitação. A maioria de nós digita centenas a milhares de palavras por dia, então por que não passar algum tempo praticando a digitação mais rápido?

84. Use software de ditado. Melhor ainda, pule a digitação e invista em um bom software de ditado.

85. Atalhos de teclado mestre. Existem muitos atalhos de teclado básicos e ainda mais atalhos específicos de aplicativos para aprender. Se dominados, eles podem economizar muito tempo.

86. Mantenha suas mensagens concisas. Por que perder tempo dizendo muitas palavras quando poucas palavras enganam? Sério, mantenha suas mensagens curtas e doces.

87. Faça experiências com "aplicativos que economizam tempo". São centenas de aplicativos dedicados a economizar seu tempo, seja com organização, priorização, automação ou alguma outra função. Nem todos eles vão economizar seu tempo. Experimente e mantenha aqueles que funcionam.

88. … Mas use apenas alguns de cada vez. Não faça uma onda de downloads. Concentre-se em um ou dois de cada vez.

89. Aprenda dicas e truques para o seu software favorito. A maioria de nós usa programas como Excel, Word e Gmail diariamente. Quanto melhor você conhecer esses programas, mais eficientemente poderá usá-los.

Conheça a si mesmo

Entenda seus próprios pontos fortes e fracos e preste atenção em como você responde a essas dicas e truques. . Quanto mais você introspecta, melhores serão os resultados finais.

90. Encontre alguém que complemente suas habilidades. Você tem pontos fortes e fracos, então tente trabalhar com alguém que os complemente - o yin para o seu yang.

91. Compreenda os principais problemas. Alguns problemas de produtividade não podem ser corrigidos com um bom café da manhã ou automação. Má gestão, má adaptação à carreira e graves problemas pessoais, todos requerem atenção específica se você pretende se recuperar.

92. Use um aplicativo de controle de tempo. Preste atenção em quanto tempo você gasta em diferentes tarefas. Onde você está perdendo tempo? Onde você pode melhorar? Quanto tempo esses truques estão realmente economizando para você?

93. Experimente novas abordagens. Trate sua produtividade como um cientista faria, com experimentos, hipóteses e conclusões controlados.

94. Mantenha um diário ou registro pessoal. Anote seu progresso, acompanhe seus pensamentos e sentimentos e melhore sua autoconsciência em geral.

95. Defina KPIs e metas de produtividade pessoal. O que você considera “produtivo”? Quais métricas são mais importantes para medir? Tempo gasto? Tarefas concluídas? Tente definir metas em termos de números específicos e prazos flexíveis.

96. Acompanhe o seu progresso (ou a falta dele). Como você está progredindo? Por que você está progredindo (ou por que não está)?

97. Isole e entenda as variáveis ​​individuais. Se você está estudando sua própria produtividade, tente isolar variáveis; tente uma coisa nova de cada vez para poder estudá-la no vácuo.

98. Observe mentores. Preste atenção aos seus mentores de produtividade - as pessoas em seu escritório que sempre parecem estar à frente da curva. O que eles estão fazendo e você não?

99. Colete feedback. Pergunte aos seus chefes, supervisores e até aos seus colegas de trabalho o que eles pensam sobre o seu desempenho. Eles vêem coisas que desperdiçam seu tempo ou impedem você de ver todo o seu potencial?

100. Seja paciente. Finalmente, seja paciente. Ninguém pode passar de um novato a um mestre em produtividade da noite para o dia. Levará algum tempo para entender onde você está, definir metas e traçar seu caminho para o sucesso. Não apresse o processo.

Nem todo mundo reage às mudanças de trabalho ou produtividade da mesma maneira, então passe algum tempo experimentando para ver o que funciona para você. Pelo menos alguns desses hábitos e dicas devem permanecer, tornando você um profissional mais produtivo - e na maioria dos casos, mais feliz.