11 coisas que as pessoas organizadas e produtivas fazem todos os dias
Produtividade

11 coisas que as pessoas organizadas e produtivas fazem todos os dias

Muitas vezes confundimos ser produtivo com trabalhar o mais rápido possível, a cada segundo do dia. Tememos que desacelerar para se organizar acabe com nossa produtividade, mas os fatos sugerem o contrário:

  • O funcionário de escritório médio gasta mais de uma hora por dia apenas procurando coisas.
  • O executivo americano médio passa seis semanas por ano procurando informações perdidas em mesas bagunçadas e arquivos desorganizados.
  • 23% dos adultos afirmam que atrasam o pagamento das contas porque as perdem.

Ser desorganizado custa caro, tanto em termos de dinheiro quanto de tempo. Mas se você conseguir se convencer a desacelerar e se organizar, o ROI vai chocar você.

“Para cada minuto gasto organizando, uma hora é ganha.” - Benjamin Franklin

Embora a estimativa de Benjamin Franklin seja exagerada, gastar tempo se organizando ainda é um investimento valioso. Os especialistas estimam que cada hora gasta no planejamento e na organização economiza de três a quatro horas que seriam desperdiçadas.

Há uma razão pela qual as pessoas mais calmas e menos estressadas são as que fazem mais - eles entendem a importância da organização e adaptaram seus hábitos de acordo. A boa notícia é que você também pode se tornar mais organizado e produtivo, apenas imitando os hábitos em que eles dependem.

1. Eles não deixam suas mesas ficarem bagunçadas.

Você pode pensar que sabe exatamente onde e em que pilha de papel pode encontrar um documento específico. Mas você está se enganando se acha que não seria mais produtivo com uma mesa limpa e organizada. Apenas o ato de organizar as coisas em sua mesa ajuda a organizá-las em sua mente. Além disso, uma pesquisa conduzida na Universidade de Princeton revelou que quanto mais nossos cérebros são bombardeados pelos estímulos concorrentes em uma mesa desordenada, menos somos capazes de nos concentrar. E isso não era apenas evidência subjetiva; eles foram capazes de ver a diferença nas ressonâncias magnéticas da atividade cerebral dos indivíduos.

2. Eles nunca tocam nas coisas duas vezes.

Pessoas organizadas e produtivas nunca colocam nada em um padrão de espera, porque tocar nas coisas duas vezes é uma grande perda de tempo. Não salve um e-mail ou telefonema para tratar mais tarde. Assim que algo chamar sua atenção, você deve agir, delegar ou deletar.

3. Eles não respondem aos e-mails quando chegam.

Pessoas produtivas não permitem que seu e-mail seja uma interrupção constante. Além de verificar seus e-mails de forma programada, eles aproveitam os recursos que priorizam as mensagens por remetente. Eles definem alertas para seus fornecedores mais importantes e seus melhores clientes, e economizam o resto até chegarem a um ponto final em seu trabalho. Algumas pessoas até configuram uma resposta automática que permite que os remetentes saibam quando eles verificarão seus e-mails novamente.

4. Eles trabalham a partir de uma única lista de tarefas pendentes.

Lembra-se dos dias em que as pessoas costumavam comprar aqueles planejadores caros com capa de couro e enchê-los com uma lista de tarefas codificadas por cores por prioridade? Isso pode parecer um pouco antiquado agora, mas ninguém pode negar que foi eficaz. Por que esses planejadores foram eficazes? Eles nos lembraram como é importante manter uma única lista de tarefas pendentes. Ao consolidar tudo em uma lista, você sempre sabe onde procurar e pode parar de perder tempo tentando lembrar qual lista contém as informações de que você precisa.

5. Eles têm um alto nível de autoconsciência.

Pessoas altamente produtivas e organizadas têm uma noção clara de quem são. Eles conhecem suas fraquezas e implementam estruturas organizacionais para superá-las. Se eles tendem a deixar as reuniões durarem muito tempo, eles definem um cronômetro. Se eles têm problemas para manter as reuniões produtivas, eles fazem uma agenda. Se eles se esquecerem de verificar o correio de voz pela manhã, eles definirão um lembrete. Os detalhes não importam; o importante é que eles pensem com cuidado e usem ajudas e rotinas específicas que funcionam com suas fraquezas organizacionais.

6. Eles arrumam tempo para o almoço.

Todos nós já passamos por isso - você está muito ocupado e, quando olha para cima, já passou da hora do almoço. Você acaba ficando sem comer ou pegando um donut ou um saco de batatas fritas da máquina de salgadinhos. Ambos são ideias realmente ruins. O donut lhe dará um aumento de energia por cerca de 20 minutos, mas depois disso, seu foco cairá como uma pedra. No que diz respeito a pular refeições, isso não só afeta sua concentração, produtividade e habilidades de resolução de problemas, mas também afeta sua cintura - e não da maneira que você poderia esperar. Uma pesquisa da Ohio State University mostra que o peso que você perde ao pular refeições é o peso muscular que você recupera mais tarde como gordura.

7. Eles comem sapos.

“Comer um sapo” é o melhor antídoto para a procrastinação; pessoas ultraprodutivas começam cada manhã com este saboroso “petisco”. Em outras palavras, eles fazem o item menos apetitoso e mais temido de sua lista de tarefas primeiro, antes de fazer qualquer outra coisa. Depois disso, eles ficam livres para enfrentar o que os excita e inspira.

8. Eles arrumam no final de cada dia.

O melhor remédio para a desordem é reservar cerca de 10 minutos no final de cada dia para organizar sua mesa. Embora saibamos que é melhor tocar nas coisas apenas uma vez, todos nós paramos no meio de uma tarefa porque o telefone tocou ou alguém parou para bater um papo. Você realmente não pode evitar essas coisas, mas pode terminar o dia resolvendo todas as coisas que você deixou pela metade.

9. Eles planejam seus dias na noite anterior.

Pessoas organizadas e produtivas vão para a cama todas as noites com a certeza do que farão no dia seguinte. Eles definem suas prioridades na noite anterior, de modo que, uma vez que o dia comece, eles sejam menos propensos a se distrair com a "tirania do urgente" - aqueles pequenos fogos que aparecem e atrapalham suas prioridades reais.

10. Eles fazem uso total da tecnologia.

Muito se disse sobre como a tecnologia moderna estende a jornada de trabalho, fazendo com que estejamos sempre prontos. Embora isso possa ser verdade, a tecnologia também pode nos tornar mais produtivos. Seja configurando um filtro de e-mail para manter sua caixa de entrada livre de spam ou usando um aplicativo como o Evernote para organizar as informações de que você vai precisar novamente, a tecnologia nem sempre é ruim. Usado corretamente, pode economizar muito tempo.

11. Eles não ignoram seu correio tradicional.

Para este, voltamos à filosofia “toque uma vez”. Para a maioria de nós, não há muito correio tradicional que realmente esperamos. Mas ignorá-lo pode causar problemas, especialmente quando se trata de coisas como contas e notificações de impostos. Vá em frente e abra-o e cuide dele assim que chegar; caso contrário, você acabará cavando sob as almofadas do sofá em busca da conta vencida.

Cada minuto que você gasta procurando algo que perdeu ou tentando se lembrar do que deve fazer a seguir, prejudicará sua produtividade. Isso, por sua vez, diminui o potencial de sua carreira. A boa notícia é que existem muitas ferramentas que você pode usar para se manter organizado e produtivo e, portanto, mesmo os mais desorganizados entre nós podem implementar um sistema para nos manter sob controle.

Quais ferramentas você usa para se manter organizado e produtivo?

Leia a seguir: 100 segredos simples de pessoas produtivas