7 maneiras fáceis de maximizar seu espaço de trabalho e produtividade
Produtividade

7 maneiras fáceis de maximizar seu espaço de trabalho e produtividade

“Estar ocupado significa fazer coisas, mas ser produtivo significa fazer as coisas.” Palavras mais sábias podem nunca ter sido faladas, apesar das origens anônimas dessa citação inspiradora. Como líder, acredito nisso mais do que nunca - embora não tenha entendido totalmente no início de minha carreira. Na verdade, passei anos tentando diferentes estratégias destinadas a maximizar minha produtividade. E continuo a aprender mais; foi um experimento para toda a vida.

Procurei por respostas de alto a baixo, mas uma solução-chave estava literalmente bem na minha frente: minha mesa estava uma bagunça. Isso é importante porque não só você perde tempo classificando a desordem, mas um espaço desorganizado cria energia negativa. Claro, eu fiz as coisas e continuei a aprender e crescer na minha carreira, mas foi só quando eu estava nos meus 40 anos que finalmente descobri o que funciona em relação à maximização do meu espaço de trabalho.

Agora que implementei totalmente a fórmula, estou muito mais feliz e infinitamente mais produtivo. Minha mesa agora é meu oásis. Adotar esses sete hábitos fez toda a diferença:

1. Limpe o seu espaço.

Simplificar geralmente significa limpar. Algumas pessoas são naturalmente mais ordeiras, mas a pesquisa deixa claro que um espaço de trabalho organizado e simplificado promove a produtividade para todos. Também afeta seu relacionamento com os colegas de trabalho, já que muitas pessoas presumem que colegas de trabalho com áreas de trabalho desordenadas ou sujas são preguiçosos ou desorganizados.

Pense nas primeiras impressões que você teve. Quando você entra em um restaurante, hotel, banheiro ou loja limpo, você percebe. E, conscientemente ou não, você acredita que o estabelecimento se preocupa com os detalhes e se orgulha do trabalho. Sempre achei que dedicar alguns minutos para garantir que seu espaço de trabalho esteja limpo e organizado permitirá que você se concentre nas coisas maiores e fará com que pareça mais competente no processo.

2. Crie a energia certa.

Seu espaço de trabalho reflete quem você é, portanto, torne-o acolhedor, calmo e focado. A fórmula é fluida, mas incorporar alguns toques pessoais - uma imagem ou duas, um pequeno vaso de planta, um cubo de Rubik - com muito espaço de mesa aberto fará maravilhas para o seu foco mental. Uma iluminação de qualidade que não seja muito forte e nem muito fraca também é vital para uma produtividade ideal.

Prefiro o minimalismo quando organizo meu espaço de trabalho - sem distrações. E acredito que a energia positiva torna você mais produtivo. É difícil de descrever, mas você sabe quando sente; definitivamente não é o mesmo para todos. Mas é importante que você se cerque de peças, móveis e pessoas que criam energia positiva para você. Para mim, isso significa cores neutras, ótima iluminação, plantas, acesso à luz natural e (claro) colegas de trabalho incríveis.

3. Desative suas notificações.

Você está assistindo alguém fazer uma apresentação e alertas continuam aparecendo na tela. Eles agem como se não fosse uma distração, mas precisam pausar e fechar a notificação antes de continuar. Todos nós vimos isso; Isso acontece o tempo todo. Provavelmente, isso está acontecendo na sua mesa também.

Uma das melhores coisas que fiz para melhorar minha produtividade foi desligar minhas notificações. Absolutamente nada aparece na tela do meu computador, e ninguém bate no meu telefone, exceto minha família. A ideia de que estar sempre disponível torna você um trabalhador melhor é um mito. Desligue seus alertas, estabeleça blocos de tempo para verificar as mensagens e observe o aumento da produtividade.

4. Reduza no papel.

A desordem na sua mesa e na sua área de trabalho retarda, distrai e aumenta o estresse. Você provavelmente não precisa da maior parte das coisas em sua mesa, e quaisquer papéis de que possa precisar mais tarde podem ser arquivados. No geral, porém, pesquisar documentos armazenados eletronicamente é muito mais eficiente do que vasculhar montes de papelada.

5. Faça uma pilha.

Eu admito - eu sou um empilhador. Tão limpo quanto mantenho minha área de trabalho, sempre tenho uma única pilha de papéis em um canto da minha mesa, pronta para minha atenção. Eu faço minha pilha ao longo do dia e a limpo antes do final do dia ou na primeira hora da manhã. Eu também cubro minha pilha para não me distrair com o que está no topo. Dessa forma, sei o que precisa de minha atenção imediata e posso me concentrar em tarefas mais oportunas.

6. Mantenha um caderno.

Pode parecer arcaico, mas a pesquisa mostrou que escrever anotações à mão cria uma melhor retenção. Rabiscar uma lista ou agenda a cada dia permite que você classifique e priorize as atividades em sua cabeça, para que você entre no seu dia com mais clareza e foco. Sempre mantenho um caderno aberto na minha mesa, ao lado da pilha de papel, e levo-o em todas as minhas reuniões.

A ideia foi validada quando li que Sir Richard Branson tem anos de cadernos cheios de incontáveis idéias e pensamentos. Eu tentei muitos notebooks ao longo dos anos. Para mim, são páginas em branco sem linhas. Este layout simples e limpo me permite esboçar uma ideia, escrever algumas palavras, fazer uma lista, etc. É um fluxo livre, o que funciona para mim.

7. Planeje o tempo das pessoas.

Todo trabalho requer um tempo cara a cara com colegas e fornecedores. Seja verificando os funcionários que você supervisiona, respondendo e-mails de clientes ou ouvindo chamadas sobre seu produto, as pessoas levam tempo. Eu costumava ignorar isso, quando agendava tarefas para preencher todos os minutos do meu dia de trabalho.

Agora, tento economizar cerca de 30% do meu tempo no escritório para tarefas relacionadas a pessoas. Saber que tenho esse tempo reservado me permite estar presente com eles. Não devo fazer mais nada com esses minutos - e saber disso faz uma grande diferença.

Na escola, era ensinado como MBWA: gerenciamento andando. Quando criança, trabalhando no salão de cabeleireiro da minha mãe, era vê-la cuidar de seus clientes pessoais, mas também assistir seu mentor de colegas cosmetologistas e conversar com seus clientes. Como garçom na faculdade, ele observava todas as partes móveis. Aqui no VARIDESK, ele me permite voar a 30.000 pés enquanto também experimento o que está acontecendo com minha equipe no campo de batalha dos negócios.